DSGVO für Restaurants – Was Sie über Kundendaten wissen müssen

Die DSGVO trat 2018 in Kraft und die meisten Restaurants in der EU haben immer noch ein kompliziertes Verhältnis dazu. Manche betrachten Compliance als Papierkram – eine Datenschutzrichtlinie auf der Website, ein Cookie-Banner und hoffen auf das Beste. Andere sind in die andere Richtung gegangen und haben überhaupt auf die Erfassung von Gästedaten verzichtet, was bedeutet, dass es keine Treueprogramme, keine Buchungsanalysen und keine Möglichkeit gibt, herauszufinden, wer ihre Stammgäste sind.

Keiner der beiden Ansätze ist richtig. Die DSGVO dient dem Schutz der Gäste und nicht der Verhinderung vernünftiger Betriebsabläufe in Restaurants. Wenn Sie verstehen, was tatsächlich erforderlich ist, anstatt sich ängstlich darüber zu informieren, was möglicherweise erforderlich ist, wird die Compliance überschaubar und Ihre Datenerfassung bleibt legitim.

Welche Daten werden normalerweise verarbeitet? Sammeln

Zu den Daten, die ein Restaurant im Rahmen des normalen Betriebs erfasst, gehören: Namen und Kontaktdaten aus Buchungsformularen, Besuchshistorie und Ausgabemuster aus Treueprogrammen, Ernährungspräferenzen und Allergeninformationen aus Buchungsnotizen, Zahlungsdaten aus Einzahlungen und möglicherweise Fotos, wenn Sie soziale Medien betreiben.

All dies sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Die Erhebung dieser Daten ist legal – Restaurants haben berechtigte Geschäftsinteressen und, sofern erforderlich, eine ausdrückliche Zustimmung. Die Pflicht besteht darin, transparent zu machen, was Sie sammeln, warum, wie lange Sie es aufbewahren und mit wem Sie es teilen. Einen vollständigen Überblick darüber, welche Treueprogramme speziell sammeln und warum, finden Sie im vollständigen Leitfaden zu Treueprogrammen.

Die beiden Rechtsgrundlagen, die Restaurants am häufigsten verwenden

Die DSGVO erfordert eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die beiden, die im Restaurantkontext am häufigsten zutreffen:

Vertragliche Notwendigkeit. Wenn ein Gast einen Tisch bucht, benötigen Sie seinen Namen, seine E-Mail-Adresse und die Gruppengröße, um diese Buchung zu erfüllen. Das Erheben und Verwenden dieser Daten ist durch eine vertragliche Notwendigkeit gedeckt. Sie müssen keine gesonderte Einwilligung einholen, um die E-Mail-Adresse eines Gastes zum Versenden einer Buchungsbestätigung zu verwenden.

Berechtigte Interessen. Dies gilt für Situationen, in denen Sie einen angemessenen Geschäftszweck verfolgen, der die Datenschutzrechte des Gastes nicht außer Kraft setzt. Das Versenden einer Buchungserinnerung 24 Stunden vor der Leistung stellt ein berechtigtes Interesse dar. Das Versenden wöchentlicher Werbe-E-Mails an jeden, der jemals eine Buchung vorgenommen hat, ist nicht der Fall – hierfür ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich.

Einwilligung. Für Marketingmitteilungen – Newsletter, Werbeangebote, Registrierung für Treueprogramme – benötigen Sie eine ausdrückliche, freiwillig erteilte Einwilligung. Dies bedeutet ein klares Opt-In-Kontrollkästchen zum Zeitpunkt der Datenerfassung, kein vorab angekreuztes Kästchen und eine unkomplizierte Möglichkeit, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Wie Plattr mit der DSGVO-Konformität umgeht

Plattr wurde für EU-Restaurants entwickelt und die DSGVO-Konformität ist Teil der Architektur und kein Add-on.

Mieterisolation. Jedes Restaurant auf Plattr verfügt über einen völlig separaten Datenspeicher. Es gibt kein Szenario, in dem ein Restaurant die Gästedaten eines anderen Restaurants sehen kann. Dies wird auf Datenbankebene mit Sicherheit auf Zeilenebene durchgesetzt, nicht nur auf Anwendungsebene.

Datenverarbeitungsvereinbarung. Wenn Sie Plattr verwenden, erhalten Sie automatisch eine DPA. Dies umfasst die Beziehung zwischen Ihnen (dem Datenverantwortlichen – Sie entscheiden, welche Daten erfasst werden und warum) und Plattr (dem Datenverarbeiter – Plattr verarbeitet die Daten in Ihrem Namen). Sie müssen dies nicht separat aushandeln.

Einwilligung erfolgt. Die Anmeldung zum Treueprogramm über Plattr beinhaltet einen expliziten Einwilligungsschritt. Gäste sehen, welche Daten erfasst werden, bestätigen ihr Einverständnis und erhalten eine Kopie ihrer Einwilligung. Der Einwilligungsdatensatz wird mit einem Zeitstempel in Ihrem Plattr-Konto gespeichert. Dies gilt unabhängig davon, ob sich Gäste über einen QR-Code, einen Link oder einen NFC-Tap anmelden.

Recht auf Löschung. Wenn ein Gast die Löschung seiner Daten anfordert – sein Recht gemäß Artikel 17 DSGVO – können Sie dies über das Plattr-Dashboard tun. Alle persönlichen Daten werden aus Ihrem Konto entfernt. Für Ihre Berichterstattung werden anonymisierte aggregierte Statistiken gespeichert, jedoch keine, die eine Identifizierung der Einzelperson ermöglichen.

Datenexport. Gäste haben das Recht, eine Kopie ihrer Daten zu erhalten. Plattr unterstützt den Datenexport, sodass Sie diesen innerhalb des von der DSGVO geforderten 30-Tage-Antwortfensters bereitstellen können.

Wofür Sie verantwortlich sind, deckt Plattr nicht ab

Plattr übernimmt die Datenverarbeitung in Ihrem Namen, aber Sie sind weiterhin der Datenverantwortliche. Das bedeutet, dass bestimmte Verpflichtungen bei Ihnen bestehen bleiben.

Datenschutzerklärung. Ihre Website benötigt eine Datenschutzerklärung, die erklärt, welche Daten Sie sammeln, warum, wie lange Sie sie speichern und welche Rechte die Gäste haben. Plattr kann in dieser Mitteilung als Datenverarbeiter mit einem Link zu Plattrs eigener Datenschutzrichtlinie aufgeführt werden.

Mitarbeiterschulung. Jeder, der mit Buchungsinformationen, Treuedaten oder Gästekommunikation umgeht, muss die Grundlagen der Datenverarbeitung verstehen – geben Sie keine Kontaktdaten von Gästen weiter, bewahren Sie handschriftliche Buchungsnotizen nicht länger als nötig auf und wissen Sie, was zu tun ist, wenn ein Gast eine Datenzugriffsanfrage stellt. Der Leitfaden zum Personal-Onboarding enthält einen Abschnitt über die Verantwortlichkeiten im Umgang mit Daten.

Tools von Drittanbietern. Wenn Sie neben Plattr noch andere Tools verwenden – eine Reservierungsplattform, ein POS-System, einen E-Mail-Marketingdienst – benötigt jedes seine eigene DPA und muss in Ihrer Datenschutzerklärung offengelegt werden.

Häufige Fehler bei vermeiden

Vorab angekreuzte Marketing-Opt-Ins stellen keine gültige Einwilligung dar und waren die Grundlage für DSGVO-Durchsetzungsmaßnahmen in der gesamten EU. Verwenden Sie nicht markierte Kästchen mit klarer Beschriftung.

Die Speicherung von Buchungsdaten auf unbestimmte Zeit ist nicht gerechtfertigt. Die meisten Restaurants löschen die personenbezogenen Daten der Gäste nach 12 bis 24 Monaten aus den Buchungsunterlagen. Bei Treuemitgliedern werden die Daten während der aktiven Mitgliedschaft und für einen Zeitraum nach deren Ablauf gespeichert.

Das Versenden von Marketing-E-Mails an alle, die jemals bei Ihnen gegessen haben, ohne gesonderte Zustimmung für Marketingkommunikation, ist nicht durch vertragliche Notwendigkeit oder berechtigte Interessen gedeckt. Wenn Sie E-Mail-Marketing betreiben möchten, holen Sie zum Zeitpunkt der Anmeldung eine ausdrückliche Einwilligung ein.

DSGVO und Ihr Treueprogramm

Treueprogramme erfassen mehr Daten als eine einzelne Buchung und bewahren diese Daten in der Regel über einen längeren Zeitraum auf. Dadurch ist es wichtiger, dass die Einwilligungs- und Aufbewahrungsrichtlinie richtig umgesetzt wird.

Der Plattr-Treueprogramm-Registrierungsablauf verarbeitet die Einwilligungseinholung korrekt. Gäste sehen vor der Übermittlung ihrer Daten, was das Treueprogramm beinhaltet, welche Daten erfasst werden und womit sie einverstanden sind. Die Einwilligung wird mit einem Zeitstempel erfasst. Wenn Sie ein VIP-Stufenprogramm aufbauen oder Ihre Kampagne für die ersten 100 Treuemitglieder starten, ist die Compliance-Infrastruktur bereits vorhanden.

Die Einhaltung der DSGVO ist kein Wettbewerbsnachteil – sie ist eine Grundlage für das Vertrauen der Gäste. Gäste, die wissen, dass mit ihren Daten sorgfältig umgegangen wird, sind eher bereit, diese weiterzugeben, was bessere Daten für Sie und ein persönlicheres Erlebnis für sie bedeutet.

Wenn Sie Plattr für Ihr Restaurant testen, umfasst die 14-tägige Testversion die vollständige Compliance-Infrastruktur. Sehen Sie sich die Plandetails an, um zu erfahren, was in den einzelnen Stufen abgedeckt ist, und wenden Sie sich an uns, wenn Sie spezielle Fragen zu Ihrer Dateneinrichtung haben.