Veranstaltungsbuchung und privates Essen – Verwandeln Sie leere Tische in Einnahmen

Die Tische, die nicht leer sein sollten

Die meisten Restaurants haben ein Hinterzimmer, einen privaten Bereich oder zumindest einen Bereich, der besser für Gruppen geeignet ist. An einem ruhigen Dienstag oder einem langsamen Sonntagmittag bleiben diese Räume leer. An einem Freitagabend sind sie durch Mundpropaganda und einen telefonischen Prozess ausgebucht, dessen Bestätigung eine Woche dauert.

Veranstaltungsbuchungen und privates Essen gehören zu den Einnahmequellen mit den höchsten Gewinnspannen, die unabhängigen Restaurants zur Verfügung stehen. Eine private Tischreservierung für 20 Gedecke zu einem festgelegten Menüpreis bringt mehr für Ihre wöchentliche Anzahl als 20 einzelne Gedecke über die Etage verteilt – weniger Komplexität, höhere Vorhersehbarkeit, oft bessere Getränkemargen.

Das Problem war schon immer der Prozess. Veranstaltungsanfragen per E-Mail verwalten, Anzahlungen koordinieren, Menüs zusammenstellen, Gästezahlen bestätigen – das ist zeitaufwändig und fehleranfällig, wenn es manuell erledigt wird. Die Veranstaltungsbuchungstools von Plattr sind darauf ausgelegt, dies zu vereinfachen.

Wie die Veranstaltungsbuchung in Plattr aussieht

Eine Plattr-Veranstaltungsseite ist ein spezielles Buchungsformular für einen bestimmten Anlass. Sie erstellen die Veranstaltung – ein Festpreis-Geburtstagsessen am 15., eine private Weinprobe für 12 Personen, einen monatlichen Supper Club – und veröffentlichen sie mit einem eigenen Buchungslink.

Auf der Veranstaltungsseite wird alles erfasst, was eine Gruppenbuchung erfordert: Anzahl der Gäste, Datums- und Uhrzeitauswahl, Menüpräferenz (falls Sie eine Auswahl anbieten), Ernährungsbedürfnisse und etwaige Anzahlungen, die Sie im Voraus verlangen. Der Gast erhält eine automatische Bestätigung mit allen Details. Sie erhalten eine Benachrichtigung und die Buchung erscheint sofort in Ihrem Kalender.

Kein hin und her E-Mail-Thread. Keine Telefonanrufe zur Bestätigung der Zahlungsdetails. Die Buchung wird entweder mit der Anzahlung bestätigt oder 48 Stunden lang bis zur Zahlung zurückgehalten – Sie konfigurieren die Richtlinien.

Einrichten Ihrer ersten Veranstaltung

Die Erstellung einer Veranstaltung in Plattr dauert etwa fünf Minuten. Die von Ihnen konfigurierten Felder:

• Name und Beschreibung der Veranstaltung – was Sie anbieten und was es besonders macht
• Datum oder wiederkehrender Zeitplan – einmalige oder wiederkehrende Veranstaltung (monatlicher Supper Club, wöchentliche Menüabende)
• Kapazität – minimale und maximale Gästezahl
• Preis pro Person oder Pauschalbuchungsgebühr – was Gäste zahlen im Voraus
• Menüoptionen – wenn Sie ein festes Menü, eine Auswahl von zwei oder eine vollständig individuelle Menüberatung anbieten
• Stornierungsbedingungen – wenn Anzahlungen erstattbar oder verfallen

Nach der Veröffentlichung haben Sie einen Link, den Sie teilen können. Dieser Link führt zu einer übersichtlichen Buchungsseite, auf die Gäste von jedem Gerät aus zugreifen können, ohne etwas herunterladen zu müssen.

Veranstaltungen dort teilen, wo Gäste tatsächlich sind

Eine Veranstaltung, von der niemand weiß, ist keine Veranstaltung – es ist eine verpasste Gelegenheit. Plattr generiert für jede Veranstaltung einen teilbaren Link, den Sie direkt auf Instagram posten, über WhatsApp teilen, zu Ihrem E-Mail-Newsletter hinzufügen oder in Ihrem Google Business-Profil posten können.

Bei privaten Abendessen ist das Teilen gezielter. Ein Stammgast, der das Weihnachtsessen seiner Firma erwähnt hat, erhält eine direkte WhatsApp-Nachricht mit dem Link. Ein treuer Gast, der einen runden Geburtstag feiert, erhält eine E-Mail mit der Option „Private Dining“ im Vordergrund. Da Sie mit den Segmentierungstools von Plattr anhand des Verhaltens auf Ihre Gästeliste zugreifen können, können Sie erkennen, wer wahrscheinlich eine private Veranstaltung buchen wird, und direkt Kontakt aufnehmen, anstatt es an alle zu senden.

RSVP-Events im Vergleich zu kostenpflichtigen Events

Nicht für jedes Event ist eine Vorauszahlung erforderlich. Ein Restaurant, das eine neue Menüvorschau ankündigt, könnte eine kostenlose RSVP-Veranstaltung veranstalten, um Plätze zu füllen und Aufsehen zu erregen. Eine Weinprobe mit einem Sommelier-Gast rechtfertigt wahrscheinlich einen Eintrittspreis, um die Kosten zu decken und die Teilnahmebindung sicherzustellen.

Plattr unterstützt beide Modelle. Kostenlose RSVP-Veranstaltungen nutzen den Buchungsablauf ohne Zahlungserfassung – Gäste bestätigen ihre Teilnahme, Sie sehen die Liste. Bezahlte Veranstaltungen erfordern die Zahlung bei der Buchung, wobei die Anzahlung auf Ihr verbundenes Zahlungskonto überwiesen wird. Das System verfolgt, welche Gäste bezahlt haben und welche nicht, und sendet automatische Erinnerungen an Gäste, die reserviert, aber die Zahlung noch nicht abgeschlossen haben.

Gästelisten für Veranstaltungen verwalten

Sobald Buchungen eingehen, erhalten Sie in der Event-Management-Ansicht von Plattr eine Live-Gästeliste mit Anzahl, Ernährungsanforderungen, Zahlungsstatus und etwaigen Sonderwünschen. Sie sehen auf einen Blick, ob Sie mit Ihrer Mindestdeckungssumme auf dem richtigen Weg sind, welche Verpflegungsvorkehrungen Sie einplanen müssen und ob noch Anzahlungen ausstehen.

Private Dining als Marketingkanal

Privates Dining hat einen sekundären Vorteil, der leicht zu übersehen ist: Die Gäste einer privaten Veranstaltung machen Ihr Restaurant oft neuen Leuten bekannt. Ein Firmenteam, das Ihr privates Zimmer für ein vierteljährliches Abendessen bucht, bringt acht Gäste mit, die vielleicht noch nie zu Besuch waren. Nach der Veranstaltung kann Plattr diese Gäste über einen QR-Code am Tisch oder eine Folgenachricht an den Buchungskontakt für Ihr Treueprogramm anmelden.

Weitere Informationen zur Umwandlung von Veranstaltungsgästen in wiederkehrende Besucher finden Sie in unseren Leitfäden zu digitalen Stempelprogrammen und Wallet Push Benachrichtigungen.

Saisonale und wiederkehrende Ereignisse

Die wertvollste Verwendung der Plattr-Ereignistools sind wiederkehrende Ereignisse. Ein monatlicher Supper Club mit einem Festpreis und einem wechselnden Menü baut ein Abonnentenpublikum auf. Ein wöchentliches Abendessen mit Weinbegleitung füllt einen traditionell langsamen Zeitraum unter der Woche. Ein vierteljährlicher Chefkochtisch erstellt eine Warteliste Ihrer engagiertesten Gäste.

Wiederkehrende Veranstaltungen sorgen für eine Umsatzvorhersehbarkeit, mit der ein À-la-carte-Essen nicht mithalten kann. Sie wissen drei Wochen im Voraus, dass am zweiten Freitag im nächsten Monat 18 bestätigte Gäste für 65 EUR pro Person anwesend sind. Mit Plattr können Sie Veranstaltungen klonen – übernehmen Sie die Einstellungen des letzten Monats und duplizieren Sie sie für den nächsten Monat mit einem neuen Datum und einer neuen Menübeschreibung in weniger als zwei Minuten.

Erste Schritte mit der Veranstaltungsbuchung

Veranstaltungsbuchungen sind in Plattr ab dem Small-Plan aufwärts möglich. Wenn Sie Plattr bereits für Reservierungen und Treueprogramme nutzen, erfordert das Hinzufügen Ihrer ersten Veranstaltung eine Sitzung und keine zusätzliche Konfiguration, die über das hinausgeht, was Sie bereits eingerichtet haben.

Wenn Sie neu bei Plattr sind, starten Sie eine kostenlose Testversion und erstellen Sie Ihre erste Veranstaltungsseite in derselben Sitzung. Einen umfassenderen Überblick über die Funktionsweise der Plattr-Buchungstools finden Sie in unseren Leitfäden zur Tischverwaltung und Multistandortverwaltung. Informationen zu den Preisen nach Plan finden Sie unter Plattr-Preise.