Walk-Ins vs. Reservierungen – Finden Sie die richtige Balance für Ihr Restaurant
Wie viele Tische für spontane Gäste reserviert werden sollen oder wie viele Tische reserviert werden sollen, ist eine der betrieblich wirkungsvollsten Entscheidungen, die Sie jeden Abend treffen. So finden Sie das richtige Verhältnis.
Jedes Restaurant steht täglich vor dieser Frage: Wie viele Tische halten Sie für Besucher bereit und wie viele stellen Sie für Reservierungen zur Verfügung? Wenn Sie in eine Richtung falsch liegen, weisen Sie Stammgäste ab, die ohne Reservierung erschienen sind. Wenn Sie etwas falsch machen, sitzen Sie um 19 Uhr an leeren Tischen, weil Nichterscheinen nicht abgesagt wurden.
Es gibt keine allgemeingültige Antwort. Die richtige Balance hängt von Ihrem Konzept, Ihrem Standort, Ihrer Gästegruppe und dem Wochentag ab. Aber es gibt Frameworks, die Ihnen dabei helfen, es zu finden.
Der Fall von Reservierungen
Reservierungen geben Ihnen Vorhersehbarkeit. Am Montagmorgen wissen Sie, wie der Freitag aussieht. Sie können das Personal entsprechend einsetzen und die richtige Menge an Essen zubereiten. Bei Reservierungen erhalten Sie auch Gastdaten. Eine über das Plattr-Buchungssystem erfasste Buchung kommt mit einem Namen, einer E-Mail-Adresse, der Gruppengröße und optional einer Ernährungspräferenz oder einem Hinweis zu einem besonderen Anlass an. Im Laufe der Zeit entsteht so die Gästedatenbank, die Kundenbindungsanalysen, Treueprogramme und gezieltes Marketing unterstützt.
Das Argument für Walk-Ins
Die Walk-In-Kultur erzeugt eine andere Energie. Einige der besten Restauranterlebnisse finden an Orten statt, an denen man nicht reservieren kann – wo es sich anfühlt, einen Tisch zu bekommen, als würde man etwas gewinnen. Walk-Ins schützen per Definition auch vor Nichterscheinen. Aber es gibt noch ein anderes Problem: Eine unvorhersehbare Nachfrage bedeutet, dass entweder an geschäftigen Abenden Gäste abgewiesen werden oder an ruhigen Abenden die Kapazität unterschritten wird.
Das richtige Verhältnis finden
Sehen Sie sich die Buchungsauslastungsrate und die Ablehnungsrate Ihrer Gäste in den letzten drei Monaten an. Wenn Sie an den meisten Abenden ausgebucht sind und spontane Gäste ablehnen, haben Sie wahrscheinlich das richtige Verhältnis. Plattrs Insights Hub zeigt Ihnen die Buchungsabschlussraten – wie viel Prozent der Reservierungen tatsächlich dazu führten, dass Gäste erschienen. Wenn diese Zahl unter 80 % liegt, liegt ein erhebliches No-Show-Problem vor. Berücksichtigen Sie auch die Wochentagsvariation. An den Abenden von Donnerstag bis Samstag herrscht eine hohe Buchungsnachfrage. Montag und Dienstag sind Walk-in-Tage.
Behandlung bei Nichterscheinen
Die effektivsten Tools zur Reduzierung von Nichterscheinen: automatische Erinnerungen nach 48 Stunden und 24 Stunden (Plattr sendet diese automatisch), einfache Stornierung per Ein-Klick-Stornierungslink in der Erinnerungs-E-Mail, Vorautorisierung der Kreditkarte für größere Buchungen (6+ Deckungen, verfügbar bei Plattr Plus) und eine 15-minütige Wartefrist. Wenn eine Buchung nicht 15 Minuten nach der angegebenen Zeit eintrifft, geben Sie den Tisch frei und teilen Sie uns diese Regelung zum Buchungszeitpunkt mit. In unserem vollständigen Leitfaden zur Reduzierung von Nichterscheinen mit Smart Booking finden Sie Taktiken, die in der Praxis funktionieren.
Saisonbedingte Schwankungen im Verhältnis Besucherzahl/Reservierung
Ihr optimales Verhältnis ist nicht statisch. Sommerterrassen und Außensitzplätze locken spontane Besucher an. Der Dezember ist fast ausschließlich reservierungspflichtig. Der Februar ist langsam und begehbar. Passen Sie Ihre verfügbaren Buchungsslots saisonal an. Öffnen Sie im Dezember einen größeren Teil Ihrer Kapazität für Vorabbuchungen. Halten Sie im August mehr Tische für die Mittagsgäste frei.
Hier verändert sich auch die Buchung einer Veranstaltung. Ein privater Abendessenabend, eine Weinprobe – diese Tische werden vorab mit Veranstaltungsreservierungen gefüllt und die verbleibende begehbare Kapazität wird verschoben. Verfolgen Sie, wie sich Ihre Erfüllungsrate und Ihr Umsatz pro Buchung zwischen Veranstaltungsnächten und Standard-Servicenächten unterscheiden, um die tatsächlichen Auswirkungen zu verstehen.
Buchungskanäle und Ihr eigenes System
Plattr zentralisiert Ihre Buchungen. Ihre eigene Buchungsseite leitet alle Reservierungen in ein Dashboard. Sie sehen alles an einem Ort, Verfügbarkeitsaktualisierungen in Echtzeit und Erinnerungen werden automatisch verschickt. Der Plus-Plan (139 EUR/Monat) beinhaltet Ihr eigenes Buchungssystem ohne Provision pro Cover. Ein Restaurant, das 300 Gedecke pro Monat über eine Plattform verkauft und 3 EUR pro Gedeck zahlt, gibt 900 EUR/Monat aus. Der Plus-Plan mit 139 EUR/Monat kostet 87 % weniger bei gleicher Funktionalität.
Walk-in-Erlebnis
Laufkundschafter sagten „es ist eine Wartezeit von 45 Minuten“ und gingen ohne weitere Informationen tendenziell weg. Laufkundschafter sagen: „Die Wartezeit beträgt 45 Minuten. Hier ist ein QR-Code, mit dem Sie während des Wartens durch unsere Speisekarte blättern können.“ Sie bleiben in der Regel – und kommen am Tisch an, nachdem sie bereits entschieden haben, was sie bestellen möchten. Der QR-Code zu Ihrem Swipe-Menü ist das Nützlichste, was Sie einem wartenden Gast überreichen können. Wie Sie dies einrichten, erfahren Sie in unserem QR-Code-Leitfaden.
Verwendung Ihrer Walk-In-Daten
Laufende Gäste sind schwieriger zu verfolgen als buchende Gäste, da es keine Aufzeichnungen vor dem Besuch gibt. Aber es gibt Möglichkeiten, sie einzufangen. Durch einen QR-Code für die Registrierung von Treueprogrammen am Tisch, ein WiFi-Captive-Portal oder durch Mitarbeiter, die die Tischwechselzeit notieren, werden einige Daten erstellt. Im Laufe der Zeit können Sie Ihre begehbaren Spitzenfenster sehen – an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die größte Nachfrage ohne Reservierung herrscht – und fundierte Entscheidungen über die Reservierungskapazität treffen.
Ihr Tischverwaltungssystem sollte diese Muster widerspiegeln. Das Buchungs-Dashboard von Plattr zeigt Ihnen verfügbare Tische in Echtzeit an. Wenn Walk-Ins eintreffen, können Sie sofort sehen, was frei ist, was gleich abgefertigt wird und wie lange eine bestimmte Partei warten würde. Diese Live-Ansicht erleichtert die Arbeit des Gastgebers spürbar.
Erste Schritte
Wenn Sie noch kein Buchungssystem verwenden, starten Sie mit dem kostenlosen Plan von Plattr, der Ihnen einen Guide-Eintrag mit buchbarer Kapazität bietet. Wenn das Volumen dies rechtfertigt, führen Sie im Plus-Plan ein Upgrade auf Ihre eigene Buchungsseite durch. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Buchungsbestätigung an, um zu verstehen, was passiert, nachdem ein Gast gebucht hat.